Bedrijfsvoering

Algemeen

Bedrijfsvoering schept voorwaarden en biedt ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën, Personeelszaken en meer. Bedrijfsvoering ondersteunt. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven.
Om aan te bieden wat nodig is, schakelt Bedrijfsvoering continu tussen maatwerk en standaardisatie. Vanuit de Rijksoverheid wordt voor de bedrijfsvoering sterke nadruk gelegd op standaardisatie. Bijvoorbeeld om de gemeentebegrotingen op een zelfde manier in te delen of om de informatiehuishouding generiek te maken. Maar om in te spelen op specifieke situaties is vaak maatwerk nodig. Bedrijfsvoering moet meebewegen met de dynamiek in de organisatie maar ook goede invulling geven aan standaards om aangesloten te blijven op de ketenpartners. Om de raad meer inzicht te geven in de aard en omvang van de overhead is het hoofdstuk 'Overzicht overhead' in de begroting opgenomen.

van buiten naar binnen

De wereld verandert. De gemeente wil daarbij aansluiten en díe inzet leveren waarvan inwoners meerwaarde ervaren. Dat houdt in dat we ons voortdurend bewust zijn van de betekenis die de inwoners aan ons werk geven. De doelen die de gemeentelijke organisatie heeft, zijn afgeleid van de waarde van de resultaten in het leven van de Purmerenders. De overheid is minder leidend en meer ondersteunend. Het is een omslag in denken en doen. Dat vindt voor een groot deel plaats binnen de hiervoor beschreven programma’s, waar de resultaten van deze verandering met name zichtbaar moeten worden.
In 2016 werken we naar een nieuwe ordening van de organisatie toe. In 2017 zal daarover meer duidelijkheid zijn: de contouren hiervan worden langzaam scherper. We streven niet naar een vastomlijnd organisatiemodel eind 2017, maar naar een vorm die helpt bij de beantwoording van de behoeften van de inwoners en die flexibel genoeg is om daarbij aan te sluiten.
Als Bedrijfsvoering van de gemeente Purmerend geldt dat er voornamelijk systeemgedreven wordt georganiseerd. De kunst is als de organisatie een balans te vinden tussen een efficiënte en bedrijfsmatige werkorganisatie en een effectieve gemeente die uitgaat van zijn inwoners. Tussen het aanbrengen van standaardisatie en het bieden van maatwerk. Onder andere betekent dit dat er nog systemen te realiseren zijn en koppelingen moeten worden gelegd voor de uitvoering van de Participatiewet, de jeugdzorg en om de verschillende dienstverleningsprocessen in onderlinge samenhang te brengen. Verder gaat het hierbij bijvoorbeeld om de voorbereiding op de Omgevingswet. Daarvoor worden aansluitingen gemaakt met ketenpartners zoals de provincie, het waterschap en de omgevingsdienst. Met deze partners werken we samen aan plannen en processen.

Het Beter Werken

2017 staat in in het teken van het in volle omvang in gebruik nemen van de nieuwe werkomgeving die gericht is op flexibiliteit, informatie uitwisselen en samenwerken. Ook de nieuwe ICT-middelen ondersteunen het tijd en plaats onafhankelijk werken. De nieuwe werkomgeving staat volledig ten dienst van het effectiever werken voor de stad.
De verwachting is dat de verbouwing van het stadhuis conform planning afgerond wordt eind 2016. Hieronder valt tevens het afstoten van de locatie Werkplein. Aansluitend op de verbouwing van het kantoordomein zal de raadzaal verbouwd worden. De verwachting is dat de werkzaamheden begin 2017 afgerond worden. Na deze grote verbouwing van het stadhuis wordt in 2017 een RIE (risico inventarisatie en evaluatie) uitgevoerd. Op de 3^e en 4^e etage van het stadhuis is nog ruimte beschikbaar voor verhuur. In 2017 zal dan ook verder gezocht worden naar potentiële huurders. Vanaf 2018 wordt financieel rekening gehouden met de huuropbrengst.

Informatievoorziening

Zaakgericht werken
Invoering van zaakgericht werken is een belangrijke en noodzakelijk ontwikkeling voor de gemeentelijke informatiehuishouding. Of het nu gaat om de invoering van de Omgevingswet of het leveren van diensten aan inwoners via MijnOverheid: dit kan alleen zaakgeoriënteerd. Het zaaksysteem stelt ons in staat om regie te voeren op het werk dat we onder handen hebben. Zodat we weten hoeveel zaken er in behandeling zijn, wie er aan werken en wanneer het werk klaar moet zijn. Dit is belangrijk voor de communicatie met inwoners en bedrijven over de afdoening van (aan)vragen. Het zaaksysteem is ook essentieel voor het digitaal beheren van dossiers, zodat we ook voor de duurzame archivering van stukken kunnen volstaan met enkel de digitale versies. De inrichting van het zaaksysteem gebeurt per proces. In het eerste jaar doen we dit voor ongeveer 10 processen. In totaal zijn we zo’n vijf jaar bezig voordat alle belangrijke processen in dit systeem zijn opgenomen.

Informatiebeleid en ICT
Het Rijk en de VNG nemen regie om de digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren. Door standaardisatie van systemen (de generiek digitale informatiestructuur, GDI). En doordat de VNG collectief systemen laat maken, bereiken we dat inwoners en bedrijven de aanvragen digitaal kunnen indienen. Waarbij zij niet opnieuw de gegevens hoeven in te vullen die de overheid al heeft. De GDI zorgt er ook dat we de producten digitaal via MijnOverheid afleveren. En dat we binnen de gemeente sneller en met minder administratief handwerk kunnen werken. Voor Purmerend vereist dit dat wij onze eigen systemen geschikt maken om aan te sluiten op de landelijk gestandaardiseerde infrastructuur. Met de toename van het belang van digitale informatie groeit ook het risico voor de veiligheid van de informatie en daarmee ook het risico voor de privacybescherming. Er zijn activiteiten gepland en uitgevoerd om de risico’s en bijpassende maatregelen te benoemen en om incidenten te onderzoeken. Het is voor de komende periode aan de orde om prioriteiten te stellen zodat de personele capaciteit wordt ingezet op de meest belangrijke zaken. Purmerend heeft een structuur ingericht voor de bewaking van de informatieveiligheid en privacybescherming.

Data-georiënteerd werken
Er is binnen de gemeente een toenemende vraag naar basisinformatie, data en data-analyse. Dat is ook een maatschappelijke trend: inwoners vragen om meer informatie, terwijl gemeenten op een goudmijn aan informatie zitten die voor inwoners en bedrijven interessant en van belang kunnen zijn.

Basisregistraties
In 2016 zijn de basisregistratie voor de WOZ en Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) aangesloten op de Landelijke Voorziening (LV). Hierdoor zijn de basisregistraties centraal geplaatst en benaderbaar voor iedereen die er baat bij heeft. In 2017 wordt verder gewerkt aan de digitale aansluiting met het Nationaal Handelsregister (NHR), de Basisregistratie Kadaster (BRK) en de nieuwe wet Basisregistratie Personen (BRP). Deze laatste moet gereed zijn in 2020. Er zijn op dit moment nog steeds geen landelijke richtlijnen voor de opbouw van de Basisregistratie Ondergrond (BRO).

(Geo)informatiemagazijn en -portaal

Het Geomagazijn en -portaal zijn systemen om grote hoeveelheden data op te slaan, met elkaar te verbinden en te laten zien op de kaart. Hiervan zijn allerlei toepassingen, zoals het laten zien van afvalcontainers op een kaart. Het Geomagazijn en -portaal is ook een belangrijke verbindingstool voor de aansluiting met het toekomstige landelijke Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). Het combineren van data en inzichtelijk maken gebeurt nu nog handmatig. Straks gebeurt dat geautomatiseerd en is veel beleidsinformatie snel beschikbaar. Allerhande data wordt via het geoportaal als open data en real time beschikbaar gesteld zodat inwoners en bedrijven dit kunnen gebruiken. De aanbesteding van een Geomagazijn/geoportaal is begin 2017 afgerond. Daarna moet het magazijn worden ingericht en gevuld met data. Dat gebeurt stap voor stap. Naarmate het magazijn meer is gevuld en het gebruik toeneemt, neemt de omvang van de beheertaak toe.

Big-data

Er wordt geëxperimenteerd en verkend hoe Purmerend gebruik kan maken van verschillende gegevensbronnen als inbreng voor beleid. Het is de ervaring dat de analyse van gegevens, van feiten, tot verrassende inzichten leiden en wellicht dus ook tot creatieve en effectieve beleidsoplossingen. Het gebruik van data als input van beleid en voor de verbetering van de kwaliteit van dienstverlening blijft de komende jaren capaciteit en aandacht vragen.

Archief
Eind 2016 wordt het Handboek Vervanging Purmerend aan het college voorgelegd. Het papieren document mag dan worden vervangen door een authentiek digitaal document. Op de lange termijn is er minder archiefopslag voor papier nodig. Ook de werkprocessen veranderen ingrijpend. De verantwoordelijkheid voor de archivering komt meer bij de lijnafdelingen zelf te liggen. De archivering, die nu nog grotendeels handmatig plaatsvindt, vindt na invoering van de processen in het zaaksysteem veelal geautomatiseerd, aan de voorkant van het proces plaats. De rol van DIV verschuift van postregistratie en archivering naar specialisme en kwaliteitsbewaking op de informatiehuishouding.

mobiliteit en wendbaarheid

De samenleving is volop in beweging. Het aansluiten bij de ontwikkelingen in de stad wordt vertaald naar de werkwijze binnen de organisatie en de gewenste competenties van de medewerkers. We vragen een professionele en flexibele houding van onze medewerkers om de gewenste resultaten te behalen en mee te bewegen met de vraag van de inwoners van Purmerend. De ontwikkelingen leiden ertoe dat management en medewerkers met elkaar in gesprek zijn over de inzetbaarheid en de ontwikkeling. Naar verwachting zal de mobiliteit hierdoor toenemen . 2017 staat in teken van het ondersteunen van Mobiliteit en Wendbaarheid.

We onderscheiden drie mobiliteitsvormen:

1. vrijwillig
2. semi-vrijwillig
3. verplicht

Ad 1 Vrijwillige mobiliteit
Medewerkers worden meer verantwoordelijk voor de regie op hun eigen loopbaan en inzetbaarheid, nu en in de toekomst. De werkgever faciliteert loopbaanontwikkelingen door het voeren van personeelsgesprekken en het bieden van ruimte (tijd, geld) voor loopbaanoriëntatie, opleidingen, trainingen, stages etcetera.

Ad 2 Semi-verplichte mobiliteit
Dit geldt voor medewerkers waarvoor de huidige functie niet meer passend is, bijvoorbeeld omdat andere eisen aan de functie worden gesteld. Met deze medewerkers worden gesprekken gevoerd over een passende oplossing. De gemaakte afspraken worden vastgelegd (al dan niet in een vaststellingsovereenkomst). Deze mobiliteitsgroep zal naar verwachting de komende tijd groeien, gezien de veranderende eisen die aan medewerkers in het algemeen, en op sommige plaatsen specifiek, worden gesteld, zoals meer resultaatgericht, projectmatig en van buiten naar binnen werken. Vooralsnog zitten we in een periode van oud naar nieuw en gaan wij uit van een stijging in 2017. Door nu in te zetten op het oplossen van personele knelpunten en daarnaast blijvend te investeren in de ontwikkeling van zittende medewerkers en het selecteren van de juiste mensen op vacatures, zal deze groep vanaf 2018 naar verwachting weer kleiner worden.

Ad 3 Verplichte mobiliteit
Dit betreft medewerkers die boventallig zijn geworden doordat hun taken zijn vervallen of verminderd. Zij worden in een Van Werk naar Werk traject begeleid naar ander werk. De inzet is dat de medewerker zo snel mogelijk wordt herplaatst, binnen of buiten de organisatie. De maximale periode is twee jaar met een mogelijke verlenging van twee jaar. Daarna wordt de aanstelling beëindigd en wordt betrokkene vanuit een eventuele WW-situatie verder begeleid. Maar er wordt dus ingezet op een zo kort mogelijke herplaatsingstermijn.

Betalingsgedrag

Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemeente hanteert als voorwaarde dat er binnen 30 dagen wordt betaald. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 27 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.