Overzicht overhead

Inleiding

Door de gewijzigde regelgeving (BBV) met ingang van 2017 kan het principe van integrale kostentoerekening niet langer worden toegepast. Dat betekent dat alleen de directe kosten aan de producten worden toegerekend. De indirecte kosten (overhead) worden vanaf 2017 begroot en verantwoord in het het nieuwe overzicht overhead.
Het onderscheid tussen directe en indirecte kosten is als volgt. Directe kosten zijn onder andere loonkosten (niet management), kapitaallasten en materiële kosten. Indirecte kosten zijn kosten die niet rechtstreeks samenhangen met een product. Indirecte kosten die een verband hebben met de dienstverlening kunnen worden aangeduid als overheadkosten. Voorbeelden van overheadkosten zijn managementkosten, huisvestingskosten, automatiseringskosten, personeelsgebonden kosten (onder andere opleidingskosten, overwerk, toelagen, reiskosten).
In dit onderdeel wordt ingegaan op:

• de methode van kostentoerekening;
• marginaal overheadtarief bij formatie uitbreiding of krimp van de organisatie;

• doorbelaste kosten 2017 (exclusief overhead) ten opzichte van 2016 (inclusief overhead) per programma.

De methode van kostentoerekening

De methode van kostentoerekening is ten opzichte van de begroting 2016 rigoureus gewijzigd. Overheadkosten mogen niet doorbelast worden aan de producten en alleen de directe loonkosten worden vanaf 2017 toegerekend aan de producten.

Directe kosten
De loonkosten zijn geactualiseerd op basis van de begrote/vastgestelde formatie en doorgerekend in meerjarenperspectief. De loonsom 2017 is aangepast op basis van de laatst vastgestelde cao (looptijd tot 1 mei 2017). In de meerjarenbegroting wordt voor de jaren 2017-2020 een gemiddelde stijging van 1,5% per jaar begroot voor het opvangen van ontwikkelingen met betrekking tot inflatie en stijgingen van werkgeverslasten. Toerekening van de loonkosten aan producten/programma's gebeurt door de lasten via een procentuele verdeling per team over de producten of via de tijdschrijfmethode door te belasten.

Door de gewijzigde methodiek zijn de bedragen in onze begroting per programma niet meer goed vergelijkbaar met de bedragen per programma van de afgelopen jaren en jaarrekening. Voor de bepaling van de tarieven kan niet langer de integrale kostprijsberekening gehanteerd worden, maar moeten de overheadkosten extracomptabel worden toegerekend.

Indirecte kosten
Onder overhead verstaan wij het geheel van taken en activiteiten gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Globaal betreft het de kosten van de afdeling Bedrijfsvoering (huisvesting, facilitair, ICT, overig) en directie maar ook de kosten van het afdelings- en teammanagement van de lijnafdelingen. Specifieke kosten binnen Bedrijfsvoering die direct toe te rekenen zijn aan een product vallen niet onder de overheadkosten en worden rechtstreeks toegerekend aan desbetreffend(e) product of gebruiker. Tevens is het toegestaan om overheadkosten toe te rekenen aan grondexploitaties, investeringen en projecten.
De overheadkosten zijn als volgt te specificeren:

• Management. Betreft de kosten van alle hiërarchische leidinggevenden (afdelingsmanagers, teammanagers, directie) en de managementondersteuning (stafbureau's, secretariaten).
• Informatievoorziening. Betreft onder andere de kosten van informatisering, automatisering, systeem- en netwerkbeheer, beveiliging en ICT ontwikkelingen. Uitzondering hierop zijn de direct toerekenbare kosten van applicaties en software voor een specifieke taak. Deze worden begroot en verantwoord op het betreffende taakveld/programma.
• Huisvesting en facilitair. Betreft de kosten van het stadhuis en Werkplein (Werkplein tot medio 2017).
• Overige ondersteuning. Betreft onder andere de kosten van de teams op gebied van bestuursondersteuning, communicatie, juridische ondersteuning, financiën en personeelszaken voor zover ze niet direct aan een specifieke taak kunnen worden toegerekend. Tevens alle vormings- en opleidingskosten.

Verrekeningen overhead met specifieke diensten en projecten
Een gedeelte van de overheadkosten wordt doorbelast aan projecten en diensten. Dit betreft met name dienstverlening aan de gemeente Beemster en de eigen grondexploitaties, investeringen en projecten in de openbare ruimte. Hiermee is structureel een bedrag van circa € 2 miljoen gemoeid.

De overheadkosten per fte berekend op basis van de gehele organisatie
De overheadkosten per fte bedragen circa € 27.000. Dit bedrag aan overheadkosten uitgedrukt in een percentage van de gemiddelde loonsom bedraagt circa 47%. Dit is een gemiddelde. Binnen de gemeentelijke organisatie is er onderscheid te maken naar de overhead voor het onderdeel Uitvoering (gehuisvest in De Koog) en de onderdelen in het stadhuis. Voor de onderdelen in het stadhuis geldt dat deze duurdere huivesting hebben inclusief vergader- en ICT-faciliteiten. Voor het onderdeel Uitvoering geldt dat er aanzienlijk minder ingerichte werkplekken en vergaderfaciliteiten zijn. De medewerkers van Uitvoering werken veelal in de wijken. Als de formatie en de loonsom van het onderdeel Uitvoering uitgezonderd worden, dan is het te hanteren opslag percentage hoger. Als de Purmaryn ook buiten beschouwing wordt gelaten dan komt de overhead in % van de loonsom op 59%.

De gemiddelde overheadkosten als percentage van de loonsom exclusief Uitvoering

Het hogere percentage moet aangehouden worden als opslagpercentage voor de overhead. Op producten met een tariefstelling mag geen overhead worden verantwoord. Op producten waar wel overhead mag worden verantwoord, zoals grexen, investeringen en projecten, wordt dit percentage gehanteerd om overheadkosten door te belasten.
Voor de bepaling van de hoogte van een tarief moeten de overheadkosten wel meegerekend worden. In deze begroting is voor de producten met een tariefstelling, de tot en met 2016 gehanteerde doorbelastingssystematiek voor overheadkosten verwerkt inclusief een indexering voor het jaar 2017. De berekeningswijze van het tarief in 2017 wijkt dus niet af van voorgaande jaren toen de overhead deel uitmaakte van het productsaldo. In de paragraaf lokale heffingen is de berekeningswijze uitgebreider toegelicht.
In het najaar 2016 zal gezocht worden naar de mogelijkheid om één opslagpercentage te bepalen voor de onderbouwing van de gemeentelijke tarieven. In de Kadernota 2018 zal hierop worden teruggekomen. Conform het nieuwe voorschrift BBV moet de toerekening van overhead worden vastgelegd in de financiële verordening.

marginaal overheadtarief bij uitbreiding of krimp van de organisatie

Tot en met 2016 werd bij mutaties in de formatieomvang het volledige overheadtarief van circa € 25.000 toegerekend aan één fte uitbreiding of krimp. Vanaf 2017 wordt alleen een marginaal tarief toegerekend van circa € 5.200. De reden om tot een wijziging over te gaan, komt onder andere door de wijziging in ons huisvestingsconcept. Door de invoering van Het Beter Werken zijn er voldoende flexibele werkplekken voor de gehele organisatie. Het aantal werkplekken wijzigt niet als de formatie groeit of krimpt en er zijn dus ook geen extra kosten voor de aanschaf van een volledig ingerichte werkplek (burerau inclusief pc). Tevens wijzigt de samenstelling van de ondersteunende teams of management ook niet direct bij formatiewijzigingen. Reden om de systematiek aan te passen.
Het tarief van circa € 5.200 vanaf 2017 is ter dekking van kosten ICT (mobiele telefonie, tablet, licenties etcetera) en ter dekking van overige kosten (vorming en opleiding, reiskosten, toelagen, attenties en (incidentele) beloningen).

verschil doorbelaste kosten 2017 tEN oPZICHTE VAN 2016 per programma

In het onderstaande overzicht wordt weergegeven het effect van de per 1 januari 2017 gewijzigde verantwoording van de overheadkosten. Tot en met 2016 was de doorbelasting inclusief overhead. Vanaf 2017 worden de overheadkosten gepresenteerd in het overzicht overhead. Gevolg is dat de doorbelasting op de overige programma's lager is in 2017. In de onderstaande tabel is verschuiving zichtbaar, inclusief het cao-effect.

* Het effect van de lagere doorbelaste apparaatskosten op de grondexploitaties is hierin niet meegenomen. Het resultaat van de grondexploitaties is jaaroverstijgend en heeft geen directe invloed op het begrotingssaldo.